BPaaSとは？BPO・SaaSとの違いや導入メリット、活用業務を徹底解説

外部サービスを積極的に活用し、生産性向上やコスト削減に取り組むことは当たり前となりつつあります。そうした中で、近年注目を集めているのが「BPaaS」です。

業務のアウトソーシングと聞くと、まず思い浮かぶのはBPOかもしれませんが、どのような違いがあるのでしょうか。

今回はBPaaSについて解説します。この記事を読めば、業務アウトソーシングをBPaaS、BPOのどちらで行うべきか判断できるようになるため、ぜひ参考にしてみてください。

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SaaS利用状況とBPaaSニーズ調査

実際に SaaS はどの程度有効活用されているのか、そして BPaaS のニーズはあるのかなどを把握するための調査を実施しました。

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BPaaSとは

BPaaS（ビーパース）は「Business Process as a Service」の略称で、SaaSやITツールを活用して業務効率化した上で、業務プロセスの変革もお任せできるービスを指します。

BPOとSaaS（Software as a Service）を組み合わせたサービスといえるでしょう。SaaSを活用することで、より業務効率化を図れることが魅力です。

自社で既に利用しているSaaSがある場合は、それらを含め、業務プロセス全体の見直しを外部に委託できるため、DX推進の手段としてもおすすめのサービスです。

BPaaS・BPO・SaaSの違い

BPaaSはBPOとSaaSを組み合わせたサービスですが、BPOとSaaSの違いを理解しておきましょう。

BPOとの違い

BPO（Business Process Outsourcing）は、業務を外部委託することで自社のリソース負担を軽減できるアウトソーシングサービスです。

一方で、BPaaSは、BPOのように業務を任せられ、同時にSaaSを活用して効率的に業務を進めてもらえるアウトソーシングサービスです。SaaSを活用することで、より業務効率化を図れます。またSaaSを利用するため、外部委託の業務の進捗管理が行いやすくなります。

SaaSとの違い

BPO（Business Process Outsourcing）は、業務を外部委託することで自社のリソース負担を軽減できるアウトソーシングサービスです。

一方で、BPaaSは、BPOのように業務を任せられ、同時にSaaSを活用して効率的に業務を進めてもらえるアウトソーシングサービスです。SaaSを活用することで、より業務効率化を図れます。またSaaSを利用するため、外部委託の業務の進捗管理が行いやすくなります。

BPaaSの市場規模

BPaaSは、現在急速に市場規模を拡大しています。

2022年には市場規模が56.68億米ドル（約8,400億円）に達しており、さらに2023年から2035年の間に198.29億米ドル（約2.9兆円）規模へ拡大すると見通しも示されています。

クラウドサービスの進化に伴い、BPaaS市場は今後活況を呈し、既存のBPOサービスがBPaaSへと置き換わっていく可能性も考えられます。

将来性の高いサービスであるBPaaSを早期に導入しておけば、戦略的な経営に役立てることができるでしょう。

BPaaSのサービス具体例

BPaaSサービスでは、次の業務をアウトソーシングできます。

人事管理

人事管理などの業務をBPaaSに任せることで、人事担当者の業務を削減できます。人事管理では社員データベースの構築、データ活用のスキルが求められることも多く、初期段階で大きな負担となりがちです。

しかし、BPaaSをを導入すれば、社員データベースの構築（セットアップ）にかかる負担を軽減できます。そそして、人事担当者はコア業務に集中できるようになります。

BPaaSの初歩的な使い方の一つに、人事管理を任せるというものがあります。人事評価や勤怠管理などをすべてBPaaSに任せてしまうことで、現場の担当者は大幅な業務削減効果が期待できます。

給与計算・会計

給与計算・会計は細かな数値処理が多く、担当者の時間を消費してしまいがちです。

しかし、BPaaSを活用して外部委託すれば、生産性の向上が図れます。また、給与計算システムや会計システムを活用した業務プロセスに切り替えることができます。

会計業務の負担がほぼゼロにになり、システムを通じて業務進捗状況を把握できるようになり利便性を感じられるでしょう。

販売

販売業務では、売上管理、入金確認に多くの時間を割かれているのが現状です。このような業務もBPaaSを導入して効率化を図れます。

管理業務をクラウド化して手続きをスムーズに進められるだけでなく、運用自体も外部に任せることがができます。

つまり、SaaSが普及している領域の業務であれば、BPaaSで委託できると考えて差し支えないでしょう。

お役立ち資料

SaaS利用状況とBPaaSニーズ調査

実際に SaaS はどの程度有効活用されているのか、そして BPaaS のニーズはあるのかなどを把握するための調査を実施しました。

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BPaaSが注目される理由

BPaaSの普及が加速している背景には、2つの要因があります。

• SaaSの拡充
• 人手不足の深刻化

まず、BPaaSはSaaSを活用することで、従来のBPOよりもスマートな業務委託を実現するサービスです。

近年、テクノロジーの進化によって、SaaSの利便性は飛躍的に向上しており、あらゆる業界、業務に適したサービスが続々と登場しています。

SaaSが普及するにつれて、BPaaSサービスの内容も充実してきました。SaaSを利用したいがノウハウが不足している場合は、BPaaSを活用すればSaaSのメリットを享受できるのです。

加えて、人材不足の深刻化もBPaaSが普及している要因です。限られた人員で従来通りの業務を維持しながら、事業を成長させるためには、業務効率化が欠かせません。その解決策としてBPaaSが選ばれるようになってきました。

BPaaS導入のメリット

BPaaS導入には4つのメリットがあります。

生産性向上を図れる

SaaSなどのクラウドサービスは、業務環境を整えるうえで有効ですが、適切にマネジメントされなければ十分な成果が得られない場合もあります。

とくに複数のSaaSを導入している場合、連携方法がわからなければ、返って業務負担が増えてしまうケースも少なくありません。

しかし、BPaaSであればSaaSを組み込んだ業務プロセスの見直しまで委託できます。そのため、SaaSの互換性を検証したり、管理体制を整備したりする必要がありません。

結果として、最新のクラウドサービスをフルに活用できる生産性の高い環境へとアップデートできます。

コスト削減につながる

BPaaSはSaaSを駆使して業務を効率化するため、従来のBPOと比べても少ないリソースで同等以上の成果を得ることができます。その結果、より安価に外部委託できるのです。

また、自社にSaaSに関するノウハウがない場合には、個別にSaaSを導入するよりも、BPaaSに委託した方がトータルコストを抑えられます。SaaSは導入ハードルが低いですが、利用し続ける限り、ライセンス料を支払わなければなりません。

しかし、BPaaSであればSaaSライセンス量もサービス料金に含まれるため、コストをコントロールしやすくなります。

データが蓄積できる

従来のBPOでは、全ての業務を外部委託してしまうため、業務の進捗状況が把握しにくく、ブラックボックス化してしまうケースが少なくありませんでした。

一方、BPaaSはSaaSを活用して業務を遂行するため、クラウド経由で進捗状況を共有できます。これにより、リアルタイムで進捗状況が把握でき、どのように業務を進めているかも確認できるため、社内にノウハウが蓄積できます。

蓄積したデータやノウハウを活かせば、将来的に内製化しやすくなることでしょう。つまり、委託先に依存しすぎるリスクを抑えつつ、長期的な成長戦略を描くことができます。

DXが実現しやすくなる

BPaaSであれば、システム刷新やデータ活用をお任せすることができます。社内にDXをノウハウがない場合でも最新のテクノロジーを取り込めます。

例えば、会計や人事業務をBPaaS化すると、データが一元管理され、分析やレポートが容易になるでしょう。意思決定のスピードが上がり、ペーパーレス化や業務効率化を図れます。つまり、BPaaSはDXを加速させる強力な手段となります。

BPaaS導入のデメリット

BPaaS導入には3つのデメリットもあります。

システムトラブルの影響を受けやすい

BPaaSを導入すると、システムトラブルが発生した際に業務へ大きな影響が出やすくなります。なぜなら、SaaSうを活用して業務を遂行しているため、システム障害や不具合が起きると、復旧まで業務が止まってしまう可能性があるためです。

例えば、給与計算や請求書発行をBPaaSで運用している場合、サービスがダウンすると処理が遅れ、従業員への給与支払いや顧客への請求に影響が及ぶことがあります。

こうしたトラブルは信用問題にも直結しかねません。そのため、BPaaSを利用する場合は、バックアップ体制やベンダーのサポート品質を確認しておくようにしましょう。

委託できる業務に制限がある

BPaaSは全ての業務を任せられるわけではありません。自社独自のやり方や特殊な業務には対応してもらうことができません。結果として、一部は社内で運用を続ける必要が出てきます。

例えば、一般的な人事・会計業務はBPaaSに委託できますが、社内独自ルールを前提とした業務は対応できないことがあります。その場合、BPaaSと社内業務を組み合わせて運用しなければなりません。

つまり、BPaaS導入にあたっては「どの業務を任せられるか」を事前に整理しておきし、必要な領域がカバーしてもらえるかを確認するこ必要があります。

導入コストがかかる

BPaaSを導入する際には、のコスト負担が避けられません。BPaaSはクラウド上で業務プロセスを提供するサービスであるため、SaaS契約料や利用料が必要になります。

また、人件費もかかります。どうしても短期的にはコスト増となりますが、長期的な効率化や業務改善によって回収できるかどうかがポイントになります。

セキュリティリスクがある

BPaaSは外部委託サービスのため、情報セキュリティのリスクが高まります。クラウド上でデータを扱うため、不正アクセスや情報漏えといったリスクがは避けられません。

例えば、人事データを預ける場合、重要なデータが流出する恐れがあります。その影響は信用問題や法的リスクにつながることもあります。

つまり、BPaaSを導入する際は、セキュリティリスクをゼロにはできないことを前提に、ベンダーのセキュリティ体制を確認しておくことが大切です。

BPaaS導入に向いている人

BPaaS導入のメリット・デメリットをご紹介しましたが、次のような人には向いています。

社内にノウハウを蓄積したい人

BPaaSは、社内にノウハウを蓄積したい人に向いています。サービス提供会社から知識や成功事例を学べて、ノウハウを取り込んでいけることがメリットです。

例えば、人事や会計業務をBPaaSに任せれば、効率的に業務を進められるだけでなく、「どうすればトラブルを防げるのか」「最新制度にはどう対応すべきか」といった実践的なノウハウを教えてもらえます。

その結果、将来的に内製化する際にも対応できるようになります。

生産性を向上させたい人

BPaaSは、業務の生産性を高めたい人に向いています。その理由は、時間のかかる処理をBPaaSに任せることで、従業員は本来注力すべき戦略的な業務に集中できるためです。

例えば、請求書発行や給与計算といったルーチンワークを依頼すれば、作業時間を大幅に削減できます。その結果、従業員は新規事業の企画など、付加価値の高い業務に時間を割けるようになります。

事業拡大を目指している人

BPaaSは、事業拡大を目指している人に適しています。なぜなら、リソースを新規事業や市場拡大に集中できるためです。

BPaaSを利用すれば、事業規模が大きくなってもスムーズに対応できます。

例えば、顧客数が急増しても、請求処理や人事業務をBPaaSに任せていれば、大量に人材採用する必要がありません。成長スピードを落とさずに事業拡大を進められます。

BPaaSの導入方法

BPaaSの導入方法は4STEPで導入できます。

1.導入目的を定める

まずは、導入目的を定めます。目的が曖昧なまま進めてしまうと、導入後に「どの業務が効率化されたのか」「どの程度コスト削減につながったのか」などの効果を測定できず、投資対効果が不明確になってしまいます。

目的を定めることで、ベンダー選定や社内体制の整備、KPI設計なども一貫性を持って進められるようになります。

例えば「人事業務の効率化」「会計業務の標準化」「DX推進によるデータ活用」など、優先順位も付けやすくなるでしょう。また、社内の関係者と目的を共有することで導入への理解が深まり、現場の協力も得やすくなります。

2.社内体制を整備する

次に社内体制を整備します。どれだけ優れたサービスを導入しても、社内運用ルールが曖昧だと、情報の行き違いや業務停滞が起こり、十分な効果を発揮できなくなります。

具体的には、ベンダーとの窓口となる担当者を決め、問い合わせやトラブル発生時のフローを整えておくことが大切です。

また、関連部署間で情報共有できる状態をつくっておくと、混乱を防げます。

さらに、セキュリティに関する社内規定をあらかじめ整えておけば、リスク防止できるでしょう。

BPaaSは「丸投げ」ではなく、社内と外部ベンダーが連携して初めて成果を出せるサービスです。そのため、サービスを利用する前に社内体制を整備しておきましょう。

適切なベンダーを選ぶ

BPaaS導入で成果を得るためには、適切なベンダーを選ぶことが大切です。サービス内容や品質、サポート体制はベンダーごとに異なるため、安易に価格だけで判断しないようにしましょう。

まずは、BPaaS導入の目的を踏まえて「どの業務を委託したいのか」「どの程度のカスタマイズが必要か」を明確にし、それに合ったサービスを提供できるベンダーを選定してください。

例えば、豊富な実績を持ち、セキュリティや法規制への対応がしっかりしているベンダーを選べば、長期的に安心して利用できます。

また、システムトラブルが発生した際に迅速に対応できるサポート体制を備えているかどうかも確認すべきポイントです。つまり、長期的なパートナー選びに近いものであり、慎重な検討が不可欠です。

社内研修を行う

BPaaS導入後は、社内研修を行い、社員全員が新しい仕組みを理解してもらいましょう。

社員が仕組みや操作方法を理解していなければ、誤操作や業務停滞、さらには情報漏えいなどのリスクにつながりかねません。

研修では、基本的な操作方法だけでなく、データ入力や情報共有のルール、トラブル発生時の対応フローなども合わせて共有することが大切です。

また、定期的にフォローアップ研修を実施すれば、社員の理解度が深まり、活用の定着につながります。つまり、社内研修はBPaaSで成果を得るために欠かせないものなので、必ず実施しましょう。

BPaaSを導入する際の注意点

BPaaSを導入する際の注意点は3つあります。

サービス利用条件を確認する

BPaaSを導入する前に必ず確認しておきたいのが、サービスの利用条件です。

どの業務範囲まで委託できるのか、利用可能な機能はどこまでか、契約期間や解約条件はどうなっているのかなど理解せずに契約してしまうと、後から「思っていた使い方ができない」「追加料金が必要だった」といった問題が生じる可能性があります。

とくにBPaaSでは、自社独自の業務フローと合わない部分が出ることもあります。そのため、導入前に自社の業務要件と照らし合わせるようにしましょう。

セキュリティ体制を把握する

BPaaSはクラウドサービスである以上、情報セキュリティのリスクをゼロにすることはできません。そのため、導入前にベンダーがどのようなセキュリティ体制を整えているかを確認しましょう。

例えば、データ暗号化の有無、アクセス権限の管理方法、国内外の法規制や認証への対応状況などは必ずチェックすべきです。

さらに、データ保管場所がどこにあるか、バックアップ体制が整っているかといった点も確認しておきましょう。

トラブル時の対応の擦り合わせをしておく

BPaaS導入を成功させるためには、システムトラブルや障害が発生した際の対応について、あらかじめベンダーと擦り合わせをしておくことが不可欠です。

クラウドサービスに依存している以上、トラブル時に業務が一時的に止まる可能性は避けられません。

その際に「どの窓口に連絡するのか」「対応までの時間はどれくらいか」「代替策としてどのようなサポートを受けられるのか」を明確にしておけば、混乱を最小限に抑えられます。

BPaaS導入の成功事例

最後にBPaaS導入で成果を出している成功事例をご紹介します。

日東電工株式会社 

出典：『日東電工株式会社』

日東電工株式会社では、経理・人事総務、調達、ロジスティクスといったバックオフィス領域を中心に、複数の業務をBPaaSでクラウド化・アウトソーシングしました。

これにより、部門ごとに異なっていた業務フローを標準化し、プロセス全体を統一。煩雑な処理の自動化やデータの一元管理が進んだことで、全社的な業務効率が大幅に改善しました。

具体的には、業務処理にかかる時間を年間数千時間規模で削減し、関連コストを数億円単位で圧縮する効果を実現。

さらに、生産性指標も20％以上改善したとされ、削減できたリソースを新規事業や研究開発といったコア領域に集中できる体制を構築しました。

BPaaSの導入によって、単なるコスト削減にとどまらず、「効率化」「標準化」「戦略的リソース配分」といった成果を出しました。

株式会社奥村組 

出典：『株式会社奥村組 』

株式会社奥村組では、建設現場で発生する「工事写真の整理」や「検査業務」の煩雑さにより、担当者の残業時間が増加し、作業の標準化が難しいという課題を抱えていました。

そこで、BPaaSを導入して写真整理を自動化。クラウド上でのリアルタイムなデータ共有を可能にしたことで、写真整理や検査関連の業務時間を数十％削減し、現場担当者1人あたりの月間残業時間を大幅に減少させる効果を実現しました。

また、データの一元管理により、検査業務の進捗確認や情報共有のスピードが向上。結果として、リードタイム短縮や報告業務の効率化を達成し、現場の負担軽減と働きやすい環境づくりに直結しました。

BPaaSは、従来の「人力依存」による非効率から脱却し、建設業界における労働環境改善と生産性向上を同時に実現した好例といえるでしょう。

花王株式会社 

出典：『花王株式会社 』

花王株式会社では、全国に点在する工場や研究所で発生する間接材の調達業務において、年間で11万件以上の見積調達依頼が発生しており、担当部門の大きな負担となっていました。

そこで、これらの業務をデジタルBPO（BPaaS）として導入。調達プロセスをクラウド化・自動化することで、煩雑な見積処理を効率化しました。その結果、月間273時間分の工数削減と、申請から承認までのリードタイム20％短縮を実現。

これにより、スタッフは定型業務に追われることなく、より重要度の高い業務や戦略的な活動に集中できる体制を整備することに成功しました。BPaaSは、調達業務の効率化と同時に、組織全体の価値創出力を高める取り組みとして大きな成果をもたらしています。

まとめ

BPaaS（ビーパース）は「Business Process as a Service」の略称で、SaaSやITツールを活用して業務効率化した上で、業務プロセスの変革もお任せできるサービスです。

BPaaSはSaaSを活用して業務を遂行するため、クラウド経由で進捗状況を共有できます。これにより、リアルタイムで進捗状況が把握でき、どのように業務を進めているかも確認できるため、社内にノウハウが蓄積できます。

またシステム刷新やデータ活用をお任せすることも可能です。業務内容次第では、BPOよりもコストが抑えられるため、外部委託を考えている方はBPaaSを検討してみてはいかがでしょうか？

当ブログを運用しているアディッシュ株式会社ではカスタマーサービス・カスタマーサクセスの支援実績・ノウハウを活かし、SaaS企業のBPaaS化支援サービスを展開しております。

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