【2025年最新】Outlookの時短術15選！メール作成やタスク管理のテクニックを紹介

武田龍哉

2025.03.19

【2025年最新】Outlookの時短術15選！メール作成やタスク管理のテクニックを紹介

ビジネスではメールの受信・送信を頻繁に行いますが、1日あたり1時間以上の時間を費やしていることが明らかとなっています。各自の業務に集中するためにも、メール作成を効率化していきましょう。

今回はOutlookの時短術をご紹介します。Outlookを活用すればメール作成のほか、タスク管理などの時短も行えるようになるため、ぜひ活用してみてください。

※この記事では、2024年以降にWindows 10、Windows 11にアップデートすることで利用できるようになったOutlook(new)の時短術をご紹介します。

Outlook操作に関する時短術2選

仕事が速い人は、マウス操作やファイルダウンロードなど不要な動作を省いて時短しています。不要な動作を失くすための操作に関する時短術は2つあります。

ショートカットキー
ファイル共有

ここでは、2つの時短術をご紹介します。

ショートカットキー

ショートカットキーを使用すれば、マウスを操作せずに画面の切り替えができるようになります。
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例えば、「Ctrl+N」を押せばメール新規作成の画面に切り替えられます。マウスを操作することなく画面を切り替えば時短に繋げられるため、頻繁に使うショートカットキーを覚えておきましょう。

基本的な操作は「Ctrl+〇」です。NはNew（新規）、RはReturn(返信）と理解しておくとショートカットキーが覚えやすくなります。

・Outlookのショートカットキー

ファイル共有

OutlookとMicrosoft 365を利用すれば「ワード」「エクセル」「プレゼン資料」のファイル共有がしやすくなります。ファイルURLを共有できるため、ファイルのダウンロードが不要です。プレゼン資料などデータ容量が大きなファイルを送付する際などに役立ちます。

1.プレゼンテーションアプリを起動する
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2.プレゼンテーションを開き「共有」を押す
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3.リンクをコピーを押す
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4.リンクをコピーしましたと表示されたら、Outlookに戻る

5.メールにURL(Ctrl+C)を貼り付ける

Outlookのメール作成に関する時短術4選

メールテンプレートを用意したり、署名・辞書登録をしたりしておけば、メールを素早く作成できるようになります。そのため、Outlookのメール作成に関する4つの時短術を押さえておきましょう。

テンプレート登録
署名登録
辞書登録
Copilotによる文章生成

ここでは、4つの時短術をご紹介します。

テンプレート登録

Outlook(new)にはテンプレート登録が実装されていません。しかし、Microsoft 365を利用すれば、メールテンプレートを保存しておけます。

＜登録方法>
1.ワードのアイコンを押す

2.ワードでメールのひな形を作成する

3.メールテンプレートのタイトルを入力して登録する

＜利用方法＞
1.ワードのアイコンを押す

3.「メールテンプレート」と検索してひな形を探す

4.メールに件名と文章をペーストする

署名登録

メールには必ず署名を入力しておきましょう。なぜなら、署名は名刺の役割を果たすためです。Outlookの署名登録を利用すれば、全てのメールに署名が自動で挿し込まれるようになります。

1.「署名」を押す

2.ポップアップ表示されたら「新しい署名」を選択する

3.署名を作成して「保存」する

4.新規メールと返信メールに差し込みたい署名を選択する

5.新規メールや返信メールに署名が挿し込まれている

単語登録

Outlookの機能ではありませんが、単語登録をしておけば「いつもお世話になっております。」や「お疲れ様です。」の文章を打たずに済みます。メールを素早く作成するためにも、頻繁に使用する単語は登録しておくようにしましょう。

＜登録方法＞

1.画面の右下にある言語バーを右クリックして「単語の追加」をクリックする

2.単語と読みを登録する

3.登録を押す

4.「いつも」と入力して変換すると、単語が自動入力される

Copilotによる文章生成

Microsoft365ではCopilotが利用できます。Copilotとは、Microsoft社が提供するAI搭載デジタルアシスタントです。Cipilotを利用すればメールテンプレートを瞬時に作成できます。そのため「どのようにメールを作成すべきか」と悩んだらCopilotを利用しましょう。

＜文章生成＞

1.Wordを開く

2.「Copliotで何についての下書きをしますか？」を選択します。

3.「会計ソフトの営業メールのテンプレートを作成してみてください。」と入力して矢印ボタンを押します。

4.営業メールのテンプレートの完成

＜画像生成＞

1.Copilotを押す

2.「画像を作成する」を選択する

3.「会計ソフトを操作している女性の画像」と入力すると画像が生成される

Outlookのメール管理に関する時短術5選

メール管理を行っておくと探索時間を大幅に削減できます。そのため、Outlookのメール管理に関する5つの時短術を押さえておきましょう。

連絡先の登録
連絡先別の検索
アクションカスタマイズでフォルダ分けする
フォルダ名検索
全てのメールを一元管理

ここでは、5つの時短術をご紹介します。

連絡先の登録

Outlook(new)で連絡先を登録しておくと、メール管理やファイル管理を個別にできるようになり大変便利です。そのため連絡先は登録しておくようにしましょう。

1.メールを開く

2.送信者のアイコン上で右クリックする

3.「…」を押す

3.「連絡先に追加する」を選択する

4.必要な情報を入力して保存する

連絡先別の検索

Outlook(new)のユーザー検索が非常に便利です。ユーザー検索すると、ユーザーから送られてきたメール、ファイルを個別に表示させることができます。そのため、大量のメールから添付ファイルを探すという手間を省けます。

1.Outlookの上部にある検索ボックスに連絡先を入力してクリックする

2.「メール」「ファイル」別に一覧で表示される

アクションカスタマイズでフォルダ分けする

Outlook(new)では、簡易的なアクションのカスタマイズができます。ここでは、メールをフォルダ分けを簡単にするカスタマイズ方法をご紹介します。

1.右上の歯車のボタンを押す

2.ポップアップ表示されたら「メール」を選択する

3.アクションのカスタマイズを選択する

4.「フォルダに移動する」にチェックボックスを入れる

5.メールにカーソルを合わせるとフォルダ移行ボタンが表示されるため押す

6.どこのフォルダに移動するか選択する