サポートサイトは、顧客が自己解決できる情報を提供し、問い合わせ対応の負担を軽減する重要なツールです。
適切な構成を検討することで、製品やサービスを利用した際に得られる満足度を向上させ、企業の信頼性を高めることができます。
また、顧客自身が問題を自己解決できることによって、自社のリソースを大幅に削減できるといった利点もあります。
ここでは、サポートサイトの構成を検討する際に考慮すべき項目や手順などを紹介します。
目的とターゲットユーザーの明確化
まずは、サポートサイトの目的とターゲットユーザーを明確にします。
どのような問題を解決するのか
サポートサイトは、ユーザーが直面するさまざまな問題を解決するために存在します。具体的には、以下のような課題に対応します。
- 製品・サービスの利用方法が分からない
- エラーや不具合の解決方法を知りたい
- 購入や契約に関する疑問を解消したい
- 問い合わせ前に自己解決を試みたい
主なユーザー層（一般顧客、法人ユーザー、技術者など）
サポートサイトの利用者は多岐にわたりますが、大きく分けて以下のような層が考えられます。
- 一般顧客: 製品やサービスを日常的に利用する個人ユーザー。分かりやすいガイドやFAQが求められる。
- 法人ユーザー: 業務で製品やサービスを利用する企業の担当者。ビジネス向けの利用事例やトラブルシューティング情報が求められる。
- 技術者（開発者・管理者）: APIやシステム連携を利用するエンジニア。詳細な技術文書やコードサンプルが求められる。
既存のサポートチャネル（FAQ、チャット、電話など）との役割分担
サポートサイトは、他のサポートチャネルと連携しながら最適な情報提供を行う必要があります。
- FAQ: 簡単な質問や基本的な疑問を解決するためのコンテンツ。（すでに整備されている場合）
- チャットボット: ユーザーの質問に自動応答し、素早く解決策を提示。
- メール・問い合わせフォーム: より詳細なサポートが必要な場合の手段。
- 電話サポート: 緊急性の高い問題や複雑な問い合わせに対応。
- 担当CSとの直接的なやり取り：チャットやメール等で個別相談に対応。
それぞれの項目を明確にすることで、この後のコンテンツの洗い出しから公開までの軸を決定しておきます。
必要なコンテンツの洗い出し
次に、サポートサイトに掲載するべきコンテンツを整理します。
FAQ（よくある質問）: ユーザーがよく抱える疑問をリストアップ
ユーザーが頻繁に抱える疑問をリストアップし、簡潔で分かりやすい回答を提供します。
- カテゴリ別の整理（例: アカウント設定、購入手続き、活用事例集、技術サポート）
- 検索機能の最適化（キーワード検索、タグ付け）
- 継続的な更新（新しい質問の追加、古い情報の更新）
マニュアル・ガイド: 製品・サービスの詳細な使い方を説明
製品・サービスの使い方を詳細に説明するドキュメントや動画を提供します。
- ステップバイステップの説明
- スクリーンショットや動画の活用
- ダウンロード可能なPDFガイドの提供
トラブルシューティング: エラーメッセージや問題解決の手順
ユーザーが遭遇する可能性のある問題の解決策を提供します。
- エラーメッセージの解説
- 具体的な解決手順の提供
- ユーザーが簡単に試せるセルフチェック項目の設定
お問い合わせ窓口: トラブルシューティングを確認しても解決しない場合のサポート連絡先
FAQやガイドで解決できなかった場合のサポート手段を案内します。
- メールフォームやチャットの導線
- 電話サポートの受付時間と対応範囲の明示
- 問い合わせ履歴の確認機能の提供
アップデート情報: 製品の変更点や新機能のお知らせ
製品やサービスの変更点、新機能の情報を提供します。
- リリースノートの公開
- アップデートの影響を分かりやすく解説
- ユーザーにとってのメリットを強調
- 障害発生報告
コンテンツの枠組みをしっかりと検討し、それぞれで必要な情報や伝える手段を検討していきます。
情報の分類とサイトマップの作成
コンテンツが決定したら、ユーザーが探しやすいように情報を分類し、サイトマップを作成します。
- カテゴリ分け（例: 「アカウント管理」「支払い」「技術サポート」など）
- ナビゲーション設計（グローバルナビ、サイドバー、パンくずリストの設置）
- 検索機能の強化（キーワード検索、タグ付け）
<h2>デザインとユーザビリティの考慮</h2>
ユーザーがストレスなく情報を得られるように、デザインと使いやすさを考慮します。
- シンプルで直感的なデザイン：文章のみのページではなく、イラストや図解等を効果的に入れることで視認性を高めることも大切
- レスポンシブ対応（スマートフォン、タブレットでも閲覧可能）：製品・サービスによってはパソコンのみではなく、場合によって携帯でサポートサイトを参照する場面が発生します。そのような可能性がある場合は、どの画面幅でもサポートサイトが正常に閲覧できるようレスポンシブ対応を検討する
- 視認性の高いフォントとカラー設計：デザインの4大原則を意識して設計を行うと効果的
イメージが付きにくい場合は、参考となる他社のサポートサイトを参考にするのも効果的です。多くのサイトを参照することで「見やすい」と感じる共通点が見えてきます。構成やデザインなど直観的に「見やすい」と感じたものを取り入れながら検討を行います。
コンテンツの作成と公開
整理した情報をもとに具体的なコンテンツを作成し公開します。
- ユーザー目線でわかりやすい表現を心がける
- 画像や動画を活用して理解を促進
- 定期的に情報を更新し、最新の状態を維持
効果測定と改善
サポートサイトの効果を計測し、継続的に改善を行います。
- アクセス解析（どのページがよく見られているか、直帰率はどうか）
- ユーザーフィードバックの収集（問い合わせ件数の変化、アンケートの活用）
- 改善施策の実施（検索精度の向上、追加コンテンツの作成）
まとめ
サポートサイトの成功は、ユーザーの利便性を最大化し、企業のサポート負担を最適化することにかかっています。
そのためには、ユーザーが求める情報を迅速に取得できるように構造化し、直感的なナビゲーションを設計することが不可欠です。
また、継続的なコンテンツの更新と改善を行うことで、変化するニーズに対応し、常に最新で最適な情報を提供することが重要です。
アクセス解析やユーザーフィードバックを活用し、検索機能の精度向上やコンテンツの拡充を続けることで、より効果的なサポートサイトを構築することができます。
