タスク管理が上手い人とは？今からでも遅くないタスク管理が上手くなるコツを紹介！

「毎日忙しいのに、なぜか仕事が前に進んでいる気がしない…」
「タスク管理ツールを導入したものの、いまいち使いこなせていない…」
そんな悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。

私自身も社会人になりたての頃は、タスク管理が全くできない人間でした。締切を守れなかったり、やり残しがあったりと、周りに迷惑をかけてばかりでした。しかし、タスク管理の基本的なコツを掴んでからは、効率的に仕事を進められるようになり、気持ちにも余裕が生まれました。

タスク管理は、特別なスキルやセンスが必要なものではありません。ちょっとしたコツを押さえるだけで、誰でも今日から上達できます。

この記事では、タスク管理が上手い人の共通点と、すぐに実践できるタスク管理のコツを紹介します。

タスク管理が上手い人ってどんな人？共通点を紹介

タスク管理が上手い人には、いくつかの共通点があります。まずはその共通点を理解することが、タスク管理の達人になるための第一歩です。

タスク管理と聞くと、「TODOリストを作ることでしょ？」と思う人もいるかもしれません。しかし、実は「TODO管理」と「タスク管理」は似ているようで少し違います。

簡単に言うと、タスクは「期限が決まっている業務」を指し、TODOは「期限は定まっていないが、やらなければならないこと」を意味します。タスク管理のプロは自分でTODOもタスク化して、仕事を効率的に進めています。

TODOも的確にタスクに変換できる人には、どのような共通点があるのでしょうか。早速、詳しくみていきましょう。

優先順位を理解できている人

タスク管理が上手い人は、常にタスクの優先順位を意識しています。「このタスクは緊急度が高いのか？」「重要度はどのくらいか？」を常に考えているため、今やるべきことと後回しにしてもいいことを的確に判断できます。これにより、ゴールに向かって無駄なく効率的に進められるのです。

著者のコメント

私自身も「その日のうちに終わらせるべきタスクは何か？」を常に考えています。特に顧客との契約に関わるようなタスクは、できる限りその日の早い時間に対応するように意識しています。

タスクにかかる時間を予想できる人

それぞれのタスクにどのくらいの時間がかかるかを正確に予想できるのも、タスク管理が上手な人の特徴です。これによって、無理のないスケジュールを立てられるだけでなく、タスクの配分や優先順位の調整もしやすくなり、生産性もグンと上がります。

たとえば、「この資料作成には2時間かかるから、午前中のうちに終わらせよう」と見通しを立てられるため、他のタスクとのバランスも取りやすくなります。

著者のコメント

私も、タスクにかかる時間をざっくりと頭の中で計算しながら実行しています。特に過去に対応したことがあるタスクだと、処理時間がどのくらいかかるか明確にわかっているので、そういったタスクから優先的に片づけることが多いです。

また、自分のチーム以外の部署に確認が必要なタスクなど、自分の判断だけでは進められない業務については、最優先で取り組むようにしています。先にチャットやメールで質問を送っておけば、その回答を待っている間に、他の作業を進めることができるからです。他者を巻き込むタスクについては、どのくらいのスピードで返信が来る人なのかも予想したうえで、対応するように心がけています。

スケジュールに余裕を持たせることができる人

タスク管理が上手い人は、スケジュールをパンパンには詰め込みません。急な追加の仕事や、予期せぬトラブル、タスクのずれ込みが起こることを理解しているため、あらかじめ余裕のあるスケジュール設計を心がけています。

これにより、突然の変更にも柔軟に対応でき、気持ちにもゆとりを持って仕事に取り組めます。

著者のコメント

スケジュールに余裕を持たせるのは、実は一番難しいと思います（笑）

数年前までは記事コンテンツの制作に携わっていたのですが、常に締め切りと戦っており、スケジュールの調整がうまくできず、いつも予定がパンパンになっていました。

スケジュールに余裕を持たせるために、常に抱えているタスクにかかる処理時間を計算して、周りに頼れる場合は頼ったりと、自分だけで抱え込みすぎないように気をつけています。

タスクを可視化できる人

タスク管理が得意な人は、自分のやるべきことを頭の中だけで終わらせません。タスクをリストやカレンダーに書き出すことで、やるべきことを「見える化」しています。

可視化するこタスク管理で一番怖いのは「タスクを忘れてしまうこと」です。対応を忘れてしまうと誰かに迷惑をかけるのはもちろんですが、残業が増えたりと自分にもメリットはありません。

著者のコメント

タスクの抜け漏れを防ぐため、私は常にGoogleカレンダーに書き込むようにしています。重要なタスクであれば、表示する色を変えることで忘れない工夫をしています。

タスク管理が上手い人になるコツは？今日から実践できるコツを紹介

タスク管理のプロになるために、今日から実践できるコツを６つ紹介します。私の経験も交えながら解説していきます。

①まずはタスクの洗い出しから！どんなタスクがあるか正確に把握しよう

タスク管理の第一歩は、タスクやTODOの洗い出しをめんどくさがらずにやることです。頭の中にある「やるべきこと」をすべて書き出してみましょう。どんな小さなことでも構いません。「〇〇さんにメールを送る」「〇〇の資料を印刷する」といった細かなタスクも、すべて洗い出します。

ここで押さえておきたいポイントは、できる限りタスクは細分化することです。

タスクを細分化しておくと行動を起こしやすくなります。例えば「企画書を作る」のではなくて、「企画書の構成を作成する」「企画書に必要なデータを〇個探す」のように、具体的な行動レベルに分解することで、スピーディーに行動できるようになります。

著者のコメント

私の場合は、今日・明日でやるべきことはGoogleカレンダーに「TODO機能」を使って記載します。数週間以内にやるべきことややりたいことはGoogle Keepに残しておいて、あとから確認します。

また、メモをするツールをGoogle系列のアプリに統一しています。Google系のアプリだと、カレンダーとの連携がスムーズだったり、スマホと連携できたりと見返すのにとても便利なので、必ずメモするツールやメモを確認するツールを決めています。

 

個人的な意見ではありますが、一度書き出して見ることで今日やるべきことが明確になり、１日のスケジュールも考えられるのでとてもおすすめです。

②タスクの優先順位を決めよう

タスクの洗い出しが終わったら、次に優先順位を決めます。すべてのタスクに同じように取り組んでいては、本当に重要なことが後回しになってしまいます。

優先順位を決める際に役立つのが、「緊急度」と「重要度」の2軸でタスクを分類する方法です。

• 緊急かつ重要: 最優先で取り組むべきタスク
• 緊急ではないが重要: スケジュールに組み込んで計画的に進めるべきタス
• 緊急だが重要ではない: 他の人に任せられるものや、簡潔に済ませられるタスク
• 緊急でも重要でもない: 後回しにするか、場合によってはやらないという判断も必要になるタスク

緊急度と重要度でタスクを分類しておくと、その日のうちにやるべきタスクが明確になります。

まずは分類分けからやってみましょう。分類分けしたあとは見えるところにまとめておいて順番にタスクを対応していくのがおすすめです。

著者のコメント

私は緊急度と重要度が高いタスクはTODOリストに入れてカレンダーに表示し、それ以外はGoogleKeepに入れて保存しています。このように重要度ごとに分けて記載しておくと、頭の中が整理されるのでおすすめです。

③タスクは見えるところで管理しよう

優先順位を決めたタスクは、必ず見えるところで管理しましょう。デスクの上のメモ帳や、パソコンのデスクトップ、スマホのカレンダーなど、絶対に毎日目にする場所で管理するのがポイントです。

著者のコメント

私は先述しているように、Googleカレンダー、TODOリスト、Keepを活用し、常に眺めてタスクを把握しています。

④タスク管理ツールは自分にぴったりなものを選ぼう

タスク管理ツールには、多種多様なものがあります。紙のノートや手帳から、Googleカレンダーやnotionなどのデジタルツールまでさまざまです。

ここで大切なことは、「自分に合ったツールを選ぶこと」です。

なんとなく流行っているから、という理由でツールを選ぶと、使いこなせずに結局続かない、という事態になりがちです。

見慣れているツールや使い慣れているツールを利用しましょう。

⑤あらかじめタスクを消化するための時間は押さえておこう

毎日打ち合わせに追われていると、気づけばタスクを消化する時間がまったく取れない、という状況に陥りがちです。タスクを終わらせる時間がないと、仕事はどんどん溜まっていきます。

そこでおすすめなのが、あらかじめ「作業時間」として予定をカレンダーにブロックしておく方法です。

この方法のメリットはタスクを確実に消化できることです。デメリットとしては、急な打ち合わせや対応が入るとスケジュール調整が必要になることですが、柔軟に対応すれば問題ないでしょう。

著者のコメント

私は、１日まるごと事務作業時間として打ち合わせを入れない日を作っています。私は担当顧客数が多いので、製品の活用支援の打ち合わせや製品を継続するかどうか悩んでいるお客様への提案の時間だけで、１日のスケジュールが埋まってしまうこともあります。

そのため、あらかじめ１日事務作業デーとして押さえておくと、集中してタスクも消化でき、お客様対応にも丁寧に向き合うことができています。

⑥1日のタスク・週のタスクを確認する時間は必ずとろう

タスク管理が上手い人は、定期的に「振り返り」の時間を設けています。例えば、朝に1日のタスクを確認する時間、金曜日の終業前に1週間のタスクを振り返る時間などです。

振り返る時間を取ると抜け漏れを防ぐことができます。また、金曜や月曜に週のタスクを振り返る時間を取ると、１週間のスケジュール調整も叶うでしょう。

著者のコメント

私の場合は、朝にタスクの確認をして、１日のスケジュールを把握するようにしています。その週に終わらなかったタスクがある場合は、月曜の朝に期日の再確認をしてその週に終わらせるようにしています。

タスク管理のやりがちなNG行為

タスク管理を始めたばかりの頃にやってしまいがちなNG行為をいくつか紹介します。

ここで紹介するNG行為はタスク管理を意識し始めた頃にやってしまいがちな行動だと思います。

自分の行動がここで紹介するNG行為になっていないか改めて確認してみましょう。

タスク化してメモに残したまま放置する

これは、緊急度や重要度が低いタスクで特に起こりやすい現象です。「いつかやろう」と思ってメモに残したものの、そのまま忘れてしまうケースです。

おすすめの対処法は、タスクを洗い出す際に、簡単なものでも「いつまでにやるか」という期日を決める習慣をつけることです。

あらかじめ期日を決めておくとメモに残しっぱなしになるのを防げます。

スケジュール調整はOK！でも先伸ばしのしすぎはNG！

急な予定変更や他のタスクとの兼ね合いで、タスクの実行日を後ろにずらすことはよくあります。

しかし、それを繰り返して先延ばしにしすぎると、結局タスクが溜まってしまい、タスクの消化ができず悪循環を生んでしまいます。

タスクを先延ばしにすること自体はOKです。ただし、その際にいつまでに対応するのか、新しい期日も設定しましょう。

また先延ばしにするのは2回までにしておくと、タスクの溜まりすぎを防げます。

集中して作業する時間を取らない

打ち合わせやメールチェック、急な対応に追われていると、まとまった時間が取れず、結局タスクが進まないということがあります。

タスクの対応が進まないという状況を作らないためにも、カレンダーに作業時間として予定を入れておくと良いでしょう。

その時間は緊急以外の打ち合わせを入れないようにしておくと、集中して作業ができますよ。

コツを押さえたら誰でもタスク管理のプロに！

タスク管理は、単に仕事を効率化するだけでなく、気持ちにゆとりを生み、自分の時間を確保するための大切なスキルです。

「タスクの洗い出し」「優先順位付け」「見える化」「時間確保」「振り返り」といった基本的なステップを地道に繰り返すことで、誰でもタスク管理のスキルを必ず身につけられます。

まずは、今日から1つでもいいので、この記事で紹介したコツを実践してみてください。自分に合ったやり方を見つける第一歩になるかもしれません。