CS業務で試してみた！プロジェクトマネジメント知識の実践レポート

はじめに

普段の業務では、タスクや進行状況をつい頭の中で整理しながら進めがちなのですが、いざ文字に起こしてみると「思ったほど整理できていない…」「結局どこから手をつけるんだっけ？」と迷ってしまうこともありますよね。

さらに、情報共有の方法やタスクの見せ方が統一されていないと、キャッチアップがしにくかったり、チームでの連携が取りづらかったりと、効率的に進めるのが難しい場面も出てきます。

そこで今回は、プロジェクトマネジメントに関する記事や動画で学んだ内容をもとに、
「まず意識すべき3つのポイント」をチェックリスト化し、実際のCS業務の中で試してみた内容をまとめました。

学んだ知見を業務で意識した3つのこと

ガントチャートの作成

まず1つ目に着手したことは、ガントチャートの作成です。ガントチャートとは、タスクの進行状況やスケジュールを視覚的に把握できる表のことです。横軸に時間、縦軸にタスクを並べ、各タスクの開始日・終了日・進捗状況をバーで示します。

業務の進行状況を可視化するために、各タスクの一覧、開始日・期限・担当者を入力しました。進行ステータスについては、未着手は「グレー」、完了済みは「青」、進行中は「黄」、遅延は「赤」、と色分けして、一目で状況が把握できるようにしました。

これにより、誰が何をいつまでに行うかが明確になり、タスクの抜け漏れや重複を防ぐことができるようになったと感じています。結果として、社内での共有や依頼もスムーズになり、進捗の遅れも事前に察知できるようになったことが大きな学びです。

大きなタスクを小さく分解する

そして、2つ目が大きなタスクを具体的な小さいタスクに分解することです。
業務を進める中で、大きなタスクはそのままでは途中で止まりやすいことに気づきました。そこで、各タスクを「メール送信」「資料作成」「デモ動画撮影」といった小さなステップに分解し、1回のアクションで完結する単位にしました。

こうすることで、タスクの進め方が明確になり、着実に業務を進めやすくなります。
実際に試してみると、細かく分けたことで優先順位を意識しやすくなり、「着実にタスクを完了している」という達成感も得られるようになったことが大きな学びでした。

小さな振り返り・改善

最後に意識したのは、週に1回、社内全体で振り返りの場を設けることです。

個人で作ったタスク管理表だとつい更新を忘れてしまうこともありますが、定期的に振り返ることで更新忘れを防ぎ、進捗の遅れも速やかに察知できるようになりました。

その際、「誰が」「何を」「いつまでに」対応するかを明確にし、翌週の計画に反映させました。これにより、同じ問題を繰り返すことが減り、タスク対応の効率も向上しました。

難しかったこと・学び

タスク管理の実践では、思った以上に手間や迷いが生じることがありました。
ここでは特に難しかったポイントとそこから得た学びをまとめます。

ガントチャート作成の難しさ

「いざ、ガントチャートを作ろう！」と思って手を動かしてみても結局どこから手をつければよいか分からず、最初はガントチャート作成だけで1時間以上かかることがありました。

どう作成しようか悩んでいたところ、Googleスプレッドシートに「ガントチャート」のテンプレートがあることに気が付き、すぐに活用してガントチャートの作成を進めました。

これまで1時間以上かかっていたガントチャートの作成が30分ほどで出来るようになり、効率よくタスク整理ができるようになっています。これにより、業務の優先順位を整理しやすくなり、作業効率も大幅に向上しました。

進捗の見える化の意外な発見

進捗やスケジュールを可視化してみると、思った以上にタスクが詰まっている箇所があることに気づきました。

例えば、機能改善の依頼をPM（プロジェクトマネージャー）に出そうとしても、その人がすでに多くのタスクを抱えていることが事前にわかるので、依頼のタイミングや伝え方、優先度を調整できるようになります。

こうした可視化によって、頭の中だけでは見えなかった課題や遅延のリスクを事前に把握でき、対応の遅れを早めに察知し、先回りして行動できるようになったことが大きな学びでした。

タスクの分解方法と適切な粒度

大きなタスクを小さく分けてみると言ったものの、「どのくらいの粒度で分解すればよいか」を判断するのが意外と難しかったです。最初は細かく分けすぎて管理が大変になったり、逆に大雑把すぎて進捗が止まりやすくなったりしました。この経験から、適切な粒度でタスクを分解することが、効率よく作業を進める上で重要だと実感しました。

具体的には、「30分程度で完了できるタスク」を目安に分解すると管理しやすく、進捗も把握しやすくなります。

メール作成、資料の一部作成、簡単なデモ撮影など、一回のアクションで完了する単位にすることで、遅れや抜け漏れを減らし、スムーズに進行状況を確認できるようになりました。

おわりに

プロジェクトマネジメントの記事や動画で学んだことをCS業務で実践することで、

知識を「頭で理解するだけ」で終わらせず、自分の業務に合う方法を確認しながら取り入れることの大切さを実感しました。

ガントチャートやタスク分解を使うことで進捗が可視化され、

抜け漏れや優先順位の迷いも減り、社内共有や依頼もスムーズに行えるようになりました。

週1回の社内ミーティングでは、滞っているタスクや担当が曖昧なものを早めに把握できることに気づき、小さな改善を積み重ねることが日々の業務効率やチームの成果につながることを実感しています。

今後も、週1回のすり合わせMTGでの進行状況の共有や改善点のナレッジ化を継続し、よりスムーズで効率的に業務を進めていきたいと思います。