生成AIは、あなたの「賢い相棒」——もっと自分らしい働き方を見つけよう

毎日のお仕事、ついつい「あれもしなきゃ、これもしなきゃ」って、目の前のタスクに追われていませんか？ 本当はもっと大切なことに時間を使いたいのに、メールの返信や議事録の整理といった「ちょっとした雑務」に、いつの間にか時間を奪われてしまう...そんなお悩み、ありませんか？

今回ご紹介する生成AIは、そんな忙しい日々を送るあなたの心強い「相棒」になってくれます。単なる時短ツールではなく、AIに雑務を任せることで、心にゆとりが生まれ、本当にやりたかったことや、もっと集中したかったことに、しっかりと時間を使えるようになるはずです。

気がつけば時間を奪われている「雑務」の正体

こんな経験、ありませんか？

• 毎日書くメールに追われている
  お客様への返信や社内報告を1日に何件も書いていると、それだけで時間が過ぎてしまいますよね。「丁寧な表現を…」「この言い回しで失礼にならないかな…」と、文章一つに何分も悩んでしまうこと、ありませんか？
• 会議のまとめに必死で、話が頭に入ってこない
  会議中にメモを取ることに集中しすぎて、肝心な議論に集中できなかったり、会議が終わってから録音を聞き返して議事録をまとめる作業が待っていたり…。時間が経つほど、「あれ、この時、誰がなんて言ってたっけ？」と記憶が曖昧になるんですよね。
• 専門家に頼みづらく、自分で長時間調べてしまう
  「これ、専門の人にお願いすれば一瞬で終わりそう…」と思うことでも、依頼するのは気が引けてしまう。結局、自分で調べて膨大な時間をかけている…なんてこと、ありますよね。

こうした雑務は、気づくと私たちの時間だけでなく、気持ちのゆとりも少しずつ奪っていってしまうのかもしれません。

もう悩まない！生成AIが解決する3つの「時間泥棒」

伝えたい想いを、もっと届きやすく

私自身もそうだったのですが、メールの書き出しや締めの言葉に迷うことってありますよね。伝えたいことはシンプルなはずなのに、丁寧に書こうとすればするほど、なんだか不自然な文章になってしまったり…。社会人になりたての頃は先輩に気軽にチェックを依頼できたけれど、今はちょっとはばかられてしまう。そんなときにAIに頼ってみましょう。

例えば、書類を送るときに
「お申し付けいただきました、見積書を送らせていただきます。ご確認いただき、ご不明点等ございましたらお気軽にご連絡くださいませ。」
だけだと、なんだかそっけない印象になってしまうかも、と心配になりませんか？

そんなとき、AIに「謙譲かつ配慮のある表現を意識して、柔らかい印象に仕上げてほしい」とお願いしてみると…

「〇〇様にお申し付けいただきました、見積書をお送りいたします。ご確認いただき、ご不明点などございましたら、どうぞ遠慮なくお知らせください」

といったように、AIがより温かみのある、丁寧な言葉遣いに変えてくれるんです。

自分で書いた文章の表現が不自然でないか、丁寧な言葉遣いを意識しすぎて逆に分かりづらい文章になっていないか心配ですよね。そんなときに内容を添削してもらいましょう。AIが適切と判断したと思うと、少し気が楽になりませんか？

会議の議事録も、サクッとまとめられる

会議中、メモを取ることに必死で、肝心な議論に集中できなかった経験、ありませんか？ 議事録を作成するために、会議が終わってからも録音を聞き返してまとめたり、時間が経つと「あの時、誰がなんて言ってたっけ？」と記憶が曖昧になったり…。

そんな時は、AIに会議の録音や文字起こしデータを渡してみてください。AIが要点をきちんとまとめてくれるので、これからは安心して議論に参加できます。これまで以上に、本当に大切な「対話」に集中できるはずです。

さらに、この方法の素晴らしいところは、一度プロンプトを作ってしまえば、チーム全体で同じクオリティの議事録を作成できることです。ちょっとした業務から標準化を図っていくことが、チーム全体の業務効率化につながります。

【プロンプトの例】
「以下は〇〇様向けの〇〇会議の文字起こしデータです。この内容から、以下のサンプル議事録のような形式で、要点を整理した議事録を作成してください。

【議事録サンプル】

1. 開催日時・会議名・参加者
2. 会議の目的
3. 決定事項・アクションアイテム
4. 議論された主な内容

• • 内容は箇条書き、トピック事にセクション分けで簡潔にまとめる
  • 雑談や画面共有は省略する
  • お客様の所感や懸念点などは詳細に記載する
  • 質疑応答は「→回答内容」形式で、原文に即して整理
  • 出力はMarkdown形式

【ここに文字起こしデータを貼り付け】

ノーコードツールをもっと使いこなす！

kintoneやNotionのようなノーコードツールって、本当に便利ですよね。プログラミングの知識がなくても、直感的に業務を効率化できるのが魅力です。

でも、ちょっとだけ「ここをこうしたいな」と思うこと、ありませんか？

たとえば、文字を直接入力できるのが良い点ですが、情報量が増えてくると、ページ全体がごちゃごちゃして、後から見返したときに少し読みにくくなってしまうこともありますよね。

たくさんの情報もタブ機能のようにすっきりと整理できたら、もっと見やすくなると思いませんか？
実は、AIはそんな時にも心強い味方になってくれます。

プログラミングの知識がなくても、AIに「アコーディオン形式のソースコードを書いて」とお願いすれば、見た目はすっきり、でも開けば詳細が見られるツールが実装できます。

大企業であれば専門の部署があって、対応してくれるかもしれません。でも、ちょっとしたこと過ぎてお願いしづらかったり、スタートアップだと専門知識を持った方がいらっしゃらなかったり、いたとしても多忙で声がかけづらい…なんてこともあるのではないでしょうか。

本当にやりたかったことや、もっと集中したかったことに、たっぷり時間を使えるようになるはずです。

生成AIは、あなたの希望を叶える「心強い相棒」

生成AIは、私たちの仕事を奪うものではありません。むしろ、私たちの持つ力を最大限に引き出し、業務の効率化や価値創出を支援してくれる「心強い相棒」です。

これまで「ちょっとした雑務」に追われていた時間やエネルギーを、本当に大切な仕事に使えるようになる。そうすることで、心にもっとゆとりが生まれて、自分らしい働き方が見つかるはずです。

まずは小さな一歩からでいいので、生成AIをあなたの仕事に取り入れてみませんか？ そして、もっと自分らしい働き方を一緒に見つけていきましょう